Le guide ultime de l'onboarding

Si vous êtes entrepreneur, vous savez à quel point il peut être difficile d’embaucher de nouveaux employés. Trouver les bons candidats, organiser des entretiens, et enfin signer les contrats demande du temps et des efforts. Une fois le contrat signé, vous pourriez penser que le plus dur est derrière vous. Mais en réalité, le véritable travail commence à l'arrivée du nouvel employé : l'onboarding, dit aussi processus d’intégration.

Commençons par le principal –la définition d'onboarding.

Il s'agit du processus d'intégration des nouveaux employés dans une entreprise. Selon Glassdoor, un processus d'onboarding réussi peut augmenterla rétention des nouveaux employés de 82%. Une intégration réussie permet non seulement de rendre les nouvelles recrues opérationnelles plus rapidement, mais aussi de renforcer leur engagement et leur satisfaction au travail.

Utilisez notre guide d’onboarding et suivez la check-list pour ne rien oublier !

Cette période est essentielle pour bien accueillir vos nouveaux employés. Voici les points à prendre en compte :

I. La logistique :

• Assurez-vous que tous les documents nécessaires (contrat de travail, règlement intérieur, etc.) sont prêts.
• Préparez, si besoin, le bureau, l'ordinateur, les badges, un pack de bienvenue avec des goodies et autres équipements nécessaires.
• Configurez le poste de travail avec le matériel informatique et les logiciels nécessaires.

II. Communication proactive :

• Continuez à échanger avec la future recrue avant son arrivée en la tenant informée de l'avancement de la préparation d’onboarding afin qu'elle sente qu'elle est attendue.
• Envoyez un e-mail de bienvenue avec les détails du premier jour, l'agenda de la semaine et les coordonnées de la personne de contact.

Après l’arrivée du nouvel employé, il est essentiel de continuer à soutenir son intégration pour qu’il devienne rapidement productif et se sente à l’aise dans son nouveau rôle.

III. Accueil et présentation de l’équipe :

• Organisez un accueil chaleureux et présentez le nouvel arrivant à l’équipe. Faites une visite des locaux pour le familiariser avec son nouvel environnement de travail.

IV. Formation initiale :

• Présentez les valeurs et la culture de l’entreprise.
• Expliquez les politiques internes et les attentes.
• Définissez les premiers objectifs de réussite.
• Fournissez une formation sur les outils essentiels utilisés dans l’entreprise, tels que les logiciels dédiés, les systèmes de gestion et les plateformes de communication interne.

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Une fois la base établie, il est crucial de former les employés aux outils spécifiques à leur rôle. Que vous gériez un bar, un restaurant, un institut, une boutique ou tout autre type de commerce, les employés doivent être formés à l'utilisation d’outils spécifiques. Cela peut inclure des outils RH, des outils collaboratifs, des CRM, des systèmes de paiement, etc.

• Outils RH

Les outils RH sont essentiels pour gérer les informations des employés, les congés ou absences et planifier les horaires. Expliquez à votre employé comment mettre à jour ses informations personnelles, consulter son planning, accéder à ses fiches de paie et soumettre des demandes de congés. Si vous ne possédez pas d’outils RH, vous pouvez simplement envoyer à l’employé le contact des Ressources Humaines.

• Outils CRM

Les outils CRM (Customer Relationship Management) aident à gérer les interactions et à améliorer les relations clients. Formez-le à gérer les informations des clients, suivre les leads, consulter l'historique des interactions, et utiliser le support client pour résoudre rapidement les conflits. Notez que tous les métiers n’ont pas besoin de CRM, cette formation s'adresse donc aux postes où la gestion client est primordiale comme les équipes de vente et marketing.

La formation aux systèmes de paiement est essentielle pour que vos employés puissent traiter les transactions de manière efficace et sécurisée. Cela peut inclure divers services et méthodes de paiement, tels que l'utilisation de terminaux de paiement électronique et l'envoi de liens de paiement. Cette formation n'est nécessaire que pour les métiers nécessitant de faire passer les paiements, comme les équipes de vente. Voici comment procéder pour former vos employés :

• Suivi régulier : Après les premières semaines, il est crucial de vérifier régulièrement le progrès du nouvel employé. Planifiez des sessions régulières pour discuter des défis rencontrés et des progrès réalisés.
• Feedback continu : Encouragez votre nouvel employé à donner son feedback sur le processus d’onboarding. Cela permet d'identifier les zones d'amélioration et de renforcer ce qui fonctionne bien.
• Supports de formation : Fournissez des supports de formation détaillés et des démonstrations pratiques pour couvrir tous les aspects du travail et des outils utilisés.
• Intégration sociale : Encouragez la participation aux activités sociales et aux événements de l'entreprise pour développer un sentiment d'appartenance et renforcer les relations au sein de l'équipe.

En investissant du temps et des ressources dans un onboarding bien structuré, vous pouvez augmenter significativement la rétention de vos employés et leur satisfaction au travail. N'oubliez pas l'importance de la communication proactive, de l'intégration sociale, et du suivi régulier pour maintenir une relation de confiance et de soutien avec vos nouveaux collaborateurs.