Demander une relance de paiement : conseils et modèle de lettre
Les impayés ternissent les relations clients et impactent négativement la trésorerie de l’entreprise. Pour résoudre la situation dans les meilleures conditions, la relance paiement constitue une solution précontentieuse.
Les impayés ternissent les relations clients et impactent négativement la trésorerie de l’entreprise. Pour résoudre la situation dans les meilleures conditions, ladunning letterconstitue une solution précontentieuse. Ce plan de relance amiable constitue un bon outil pour régulariser les impayés. Ce guide vous livre des conseils utiles pour réussir cette procédure, avec un exemple de lettre de relance à l’appui.
Qu’est-ce qu’une lettre de relance paiement ?
La lettre dedunning letterest un courrier adressé à un client pour l’informer d’une dette en cours. L’objectif de cette lettre de recouvrement consiste à inciter le débiteur à régler sa facture dans les plus brefs délais. Après avoir contacté le client avec cette demande de règlement amiable, ce dernier peut réagir et vous faire part de ses difficultés.
En l’absence d’une promesse de paiement ou d’un paiement effectif, vous pouvez lui adresser une lettre de mise en demeure. Selon l’article 1344 du Code Civil, la mise en demeure est un courrier à valeur juridique obligeant le débiteur à agir sans tarder.
Comment demander efficacement une relance ?
Procédez habilement en adressant à votre client une lettre de relance courtoise. Dans un souci de préserver vos relations commerciales, il est de coutume de rédiger les relances de paiement avec diplomatie. Parfois, le défaut de paiement est la conséquence d’une erreur comptable ou d’une perte de facture. Contactez-le directement par téléphone. En l’absence de réponse, vous pouvez mettre en place la démarche de recouvrement en rédigeant une lettre recommandée avec accusé de réception contenant une injonction de payer. Dans le cas où vous n’obtenez toujours pas de réponse vous pourrez engager un recouvrement forcé de la créance en saisissant la justice.
Évitez surtout de vous empresser à entreprendre une mise en demeure ou un recouvrement judiciaire sans l’avoir contacté au préalable pour demander le recouvrement amiable. Une copie de la facture permettra d’avoir une traçabilité de votre créance. Vous devez toujours garder précieusement ce document si vous souhaitez obtenir le paiement. Veillez également à conserver le récépissé du courrier recommandé. Dans tous les cas, la lettredunning letterdoit présenter :
- Le nom du créancier
- Le nom du débiteur
- Le numéro et la date de la facture
- L’objet de la lettre avec la mention « relance paiement »
- Les produits ou les services en lien avec la facture
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Exemple de demande de relance paiement
S’il est possible de rédiger un e-mail de relance paiement de manière spontanée, un exemple type reste une source d’inspiration. Voici un modèle de lettre de relance pour facture impayée rédigé sur un ton cordial :
- - Votre entreprise Raison sociale Siret Adresse Code postal et ville Contact Nom du client débiteur Adresse Code postal et ville Fait à…, le…
Objet :Payment reminderfacture N°… en attente d’encaissement
PJ : Copie scannée de la facture originale
Madame, monsieur, Sauf erreur de notre part, votre facture en date du… reste impayée. À ce jour, le service comptable n’a pu régulariser l’encaissement des sommes dues et correspondant au montant de la facture. La date de règlement étant révolue, nous vous prions de bien vouloir vous en acquitter dès que vous recevrez ce mail. Toutefois, nous vous demandons de ne pas tenir compte de cette relance si vous avez entre-temps régularisé le paiement. La copie de la facture faisant foi, nous attendons impatiemment de vos nouvelles et sommes à votre écoute pour toutes demandes de renseignements. En vous remerciant par avance de votre aimable compréhension, nous vous prions de bien considérer cette demande de recouvrement amiable. Veuillez agréer, Madame/ Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
Prénom, Nom Service comptabilité Signature - -
Le lien de paiement au service de vos demandes de paiement
Un client en difficulté de trésorerie peut ressentir une vraie gêne face à unedunning letter. Cela rend le règlement de son dû encore plus compliqué puisqu’il aura moins envie de rencontrer vos équipes financières. L’existence d’une solution de paiement simple et instantanée peut dédramatiser ces circonstances.
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